Ah la productivité ! Je pense partager le rêve de certaines personnes qui aimeraient constamment augmenter leur productivité. Ce serait si facile d’accomplir tous mes projets !

Ça serait beaucoup trop beau. Restons réalistes.

Il est impossible d’être productive en tout temps, et c’est ben correct. Par contre, si vous êtes comme moi et que vous avez toujours 500 projets qui roulent en même temps. C’est important de bien organiser notre temps pour être en mesure d’en accomplir le plus possible sans se brûler. 

Nous avons probablement toutes une forme ou une autre d’agenda. Si ce n’est pas le cas, je vous prie de vous en procurer un ! Si vous ne savez pas par où commencer afin de choisir un agenda qui vous convient, voici mon guide pour vous aider. Outre l’agenda, il y a d’autres moyens d’augmenter son niveau d’efficacité.

Je vous partage alors mes 5 secrets pour être un petit peu plus efficace, chaque jour !

1. Adopter la méthode du 80/20

Productivité: Méthodes 80-20

J’ai pris conscience de la méthode du 80/20 (ou la loi de Pareto) il y a trois ans. J’ai assisté à une conférence sur le sujet et j’ai réalisé que j’appliquais déjà cette méthode à mes activités sans même m’en rendre compte ! C’est pourquoi je trouve que c’est vraiment une théorie presque infaillible !

Si on l’applique dans le contexte de la productivité, elle stipule que 20 % de nos efforts produisent 80 % de nos résultats. L’inverse est aussi vrai où 80 % de nos efforts ne vaudront que 20 % de nos résultats.

Plus concrètement, ça veut dire que le 20 % de votre temps que vous passez à travailler sur l’essentiel de la tâche vous rapportera 80 % des résultats. Tandis que le 80 % du temps que vous passez à peaufiner des détails (parfois inutiles, avouons-le) ne vous rapportera que 20 % de résultats.

Lorsqu’on a compris ça, c’est très facile de déterminer sur quoi il vaut dépenser notre temps. Si vous êtes quelqu’un de très perfectionniste, prenez le temps d’analyser sur quelle activité vous passez le plus clair de votre temps et (si possible) essayer d’amasser des données reflétant le résultat de ce travail. Vous remarquerez que vous perdez énormément de temps sur des petits détails superflus ! 

En épurant vos efforts, vous aurez beaucoup plus de temps à dépenser sur vos autres projets ! 

2. Épurer sa liste de tâches

Épurer liste de tâches augmente sa productivité.

Parlant d’épurer nos efforts. Prenez donc un petit moment pour épurer votre liste de choses à faire ! C’est facile de tomber dans le piège de tout vouloir faire en une journée. Le problème, c’est que ça devient rapidement accablant et on finit par ne pas accomplir grand-chose ou à ne pas produire des activités de qualité. 

Le but ici est d’éviter le multitâche. Choisissez chaque jour, 5 à 6 tâches importantes que vous souhaitez accomplir. Ce sera beaucoup moins écrasant et vous serez en mesure de vous appliquer comme il faut sur le travail à faire. 

C’est aussi important de penser à ce que nous choisissons comme tâches à ajouter sur notre liste. Est-ce que ces items sont alignés avec nos objectifs ? Selon Gary Keller, nous devons ajuster nos tâches selon nos objectifs. Il explique sa théorie comme d’une lignée de dominos qui tombent l’un à la suite de l’autre. En effet, si vous commencez par de petites étapes, mais qui sont alignés avec votre but final, vous créez par vous-même comme une chaîne de réaction qui vous mènera droit au but ! 

3. Se préparer la veille

Préparer son horaire la veille augmente la productivité.

Vous sauverez beaucoup de temps en préparant la journée qui suit la veille au soir. Ceci nous permet d’être dans le bon état d’esprit pour le lendemain. En effet, si vous savez à quoi vous attendre, vous aurez tendance à être moins stressée et mieux préparé pour la journée qui suit.

D’ailleurs, pas besoin de passer 30 minutes en matinée pour déterminer à quoi notre journée ressemblera, c’est déjà fait ! Dès que vous êtes réveillée, vous êtes prêtes à partir !

Je suggère de planifier le tout juste avant le coucher. C’est un bon prétexte pour laisser aller votre téléphone et prendre un 30 min et organiser votre journée. Votre productivité en sera vraiment augmentée !

4. Respecter la règle des 2 minutes

Faire les petites tâches rapidement.

La règle des 2 minutes est une autre excellente façon d’augmenter votre productivité. En gros, si une tâche imprévue survient pendant votre journée, évaluez-la. Si celle-ci prend moins de 2 minutes à exécuter, faites-la immédiatement !

De cette façon, vous évitez la procrastination des petites tâches, car vous savez bien qu’elles s’accumulent vite ! Plus besoin de prendre votre vendredi après-midi pour faire les mini-tâches que vous avez laissées aller toute la semaine.

En plus d’éviter la procrastination, évitez d’oublier de faire ces petites choses. Je ne sais pas pour vous, mais si je n’envoie pas mon petit courriel de rappel à mon partenaire sur le moment, je suis presque certaine d’oublier ! Ça peut causer bien des situations malencontreuses…

5. Investir dans de bons outils

Avoir de bons outils augmente la productivité

Lorsqu’on essaie d’optimiser notre temps et d’augmenter notre productivité. Il faut absolument s’équiper de bons outils. Vous êtes probablement déjà au courant que dans toute démarche de développement personnel ou pour atteindre vos objectifs, il est important d’investir dans soi-même. Bien, je serais prêt à dire qu’investir dans de bons outils est presque tout aussi important. Non seulement pour l’atteinte de vos buts, mais aussi pour optimiser votre temps.

Quand je parle d’outils, il peut s’agir d’à peu près n’importe quoi. Selon votre activité, prenez le temps de faire vos recherches afin de trouver les outils qui pourraient vous aider à les atteindre de façon efficace. Est-ce un outil électronique ? Est-ce une application web ? Un produit qu’on peut acheter en magasin ? Faites-vous une liste et vous pourrez prioriser vos investissements selon le retour en temps et en productivité qu’ils vous rapporteront.

Une chose est certaine, si vous êtes mal outillé vous risquez de perdre énormément de temps sur des choses qui pourraient être beaucoup plus simples !

Augmenter sa productivité

Voilà ! Il existe de nombreuses autres façons d’augmenter votre productivité, mais je préfère personnellement me concentrer sur l’essentiel en premier et ensuite ajouter d’autres techniques au besoin ! Alors qu’attendez-vous avant d’accomplir tous vos objectifs ?